Слабости во пописот на побарувањата и обврските, неправилности во остварувањето на приходите, давање попусти и подароци, исплаќани надоместоци без законска основа, плаќање данок на додадена вредност за услуги поврзани со основната дејност и слабости во спроведувањето и реализацијата на јавните набавки, констатира Државниот завод за ревизија (ДЗР) во ревизорскиот извештај за Државниот архив на Република Северна Македонија.
Во Извештајот ДЗР изразува неповолно мислење за реалноста и објективноста на финансиските извештаи на Архивот, како и за усогласеноста со законската регулатива, упатствата и воспоставените политики.
Со ревизијата е констатирано и неисполнување на основните услови што треба ги поседуваат депоата на Државниот архив за да се заштити архивскиот материјал, како и условите за заштита од неовластен пристап до архивскиот и документарен материјал. Исто така, не се вршело ажурно и хронолошко евидентирање на движењето на залихите на публикуваните изданија.
Дополнително, недвижностите не се осигуруваат од пожар, поплава и од други ризици.
Кај уметничките слики со кои располага Архивот, за поголем дел нема утврдена вредност и документација за сопственост, а кај дел од нив е пресметана амортизација спротивно на правилникот.
Утврдени се и пропусти во евиденцијата на залихите од печатени изданија, кои не се водат ажурно и хронолошки.
Особено алармантни се наодите за условите во архивските депоа. Ревизорите констатираат дека дел од депоата се во руинирана состојба, со протекување, влага, дотраени електрични инсталации и сo нефункционални климатизациски и противпожарни системи.
Дел од просториите се во близина на водени површини, а архивскиот материјал на некои места се чува и надвор од полиците – на под.
Дополнително, Архивот користи застарена компјутерска програма од 1990-те за обработка на фондовите, што носи ризик од трајно губење податоци.
Во извештајот се нагласува и дека новододелениот објект во зградата на Археолошкиот музеј во Скопје не ги исполнува меѓународните стандарди за архивско работење, со лоша вентилација, недостиг на природна светлина и со отсуство на соодветни противпожарни излези. Поради тоа, директорот побарал враќање во поранешната наменска зграда на Архивот, но од Министерството за финансии било дадено негативно мислење, а Владата побарала нов усогласен материјал.
Ревизорите утврдиле и слабости во пресметката на платите и во почитувањето на работното време, со случаи на неевидентирано присуство на работа. Иако формално постои одделение за внатрешна ревизија, функцијата реално не се спроведува поради недостиг од обучени и сертифицирани внатрешни ревизори, што значи дека институцијата практично нема ефикасен механизам за внатрешна контрола.
Ревизорите укажуваат и на проблеми во систематизацијата и кадровската политика: дел од раководните позиции подолго време се пополнуваат со привремени овластувања на вработени со пониско звање, што влијае врз квалитетот на управувањето и врз разграничувањето на одговорностите.
Бројот на вработени бележи тренд на намалување, со недоволно реализирани унапредувања и со честа пракса на ангажирање лица на определено време.
За надминување на утврдените состојби се дадени препораки со цел преземање мерки и активности од надлежните лица и органи.
„Државниот завод за ревизија изврши ревизија на финансиските извештаи заедно со ревизија на усогласеност на Државниот архив на Република Северна Македонија за 2024 година. Со извршената ревизија за 2024 година изразивме неповолно мислење за реалноста и објективноста на финансиските извештаи и за усогласеност со законската регулатива, упатства и воспоставените политики. Извршена е ревизија и издаден е извештај за финансиските извештаи и за усогласеност со закони и прописи на Државниот архив на Република Северна Македонија за 2016 година. Изразено е неповолно мислење за реалноста и објективноста на финансиските извештаи и за усогласеноста на активностите, финансиските трансакции и информации со релевантната законска регулатива. Во 2018 година извршена е проверка на спроведувањето на препораките презентирани во Конечниот извештај на овластениот државен ревизор за 2016 година и издаден е преглед за статусот на спроведувањето на препораките. Од содржината на презентираните податоци во прегледот, ревизијата констатира дека дадените три препораки се спроведени“, наведува ДЗР.
Информира и дека од одговорните лица на Државниот архив биле доставени забелешки на Нацрт-извештајот за периодот што е предмет на ревизија.
„Забелешките се разгледани и е констатирано дека дел од нив не се прифаќаат зашто не се доставени нови докази за промена на утврдените состојби. Дел од забелешките претставуваат известување за причините за констатираните состојби, а дел се известување за мерките што ќе се преземат за надминување на утврдените состојби со донесување на новиот Закон за архивски материјал и архивска дејност“, напоменува ДЗР.
